Dal pannello Manager accedi alla pagina di dettaglio del tuo servizio di “Fattura elettronica” cliccando dal menu a sinistra “Fattura elettronica”.
Una volta entrato, potrai vedere il link per accedere al pannello di gestione delle fatture, comprensivo di username per l’accesso. Se non ricordi la password, è sufficiente cliccare a sinistra “Modifica password account” per aggiornarla.
Vuoi sapere come aggiornare i dati intestatario di Fattura Elettronica o come cambiare la password di accesso al pannello Fattura Elettronica? Clicca qui per leggere la guida.
Pannello Fattura elettronica
Impostazioni generali
Per prima cosa consigliamo di verificare le impostazioni generali relative ai dati che verranno utilizzati per creare le tue fatture.
Cliccare nel menu a sinistra la voce Impostazioni in corrispondenza degli Utenti.
Questa pagina consente di inserire i propri dati, da utilizzare nella creazione delle fatture elettroniche XML (dati fornitore, quindi, o cedente/prestatore).
Se si desidera modificare partita iva, codice fiscale o ragione sociale è invece necessario aprire una richiesta apposita tramite Ticket nel pannello Manager Shellrent.
Tra le impostazioni è anche disponibile l’opzione di firma di tutte le fatture elettroniche create. Se selezionata, l’opzione fa in modo che qualsiasi XML creato con Fattura Elettronica Shellrent venga posto nello stato di “Attesa Firma” in modo da consentirne, appunto, la firma autentica digitale.
Creare una nuova fattura XML
Per creare una nuova fattura elettronica cliccare sul menu a sinistra “Nuova fattura XML“.
Si accede alla pagina di creazione nuovo documento, nella quale sono disponibili tutti i campi dove inserire i dati della fattura.
In qualsiasi momento è possibile cliccare su “Salva e invia” (il bottone tondo verde presente a fondo pagina) per valutare l’intera fattura e visualizzarne gli eventuali errori o i dati salienti prima dell’invio allo SdI.
Da tale funzionalità è inoltre possibile visualizzare un’anteprima leggibile in PDF della fattura.
Principale (1)
Si può definire la tipologia di documento (Fattura, Nota di credito, ecc.), il formato e altri dati generali.
È possibile inserire il Codice Destinatario o la PEC del cliente ed eventualmente selezionare un’anagrafica cliente esistente per precompilare i campi.
Linee corpo fattura (2)
Cliccando su “Aggiungi” è possibile inserire una nuova linea, nella quale inserire la descrizione del prodotto o servizio venduto, il prezzo unitario, l’aliquota iva, ecc.
Rappresentante fiscale e Terzo intermediario
È possibile inserire dati ulteriori di anagrafica laddove necessario o richiesto.
Sconti e maggiorazioni (3)
Si tratta di sconti o maggiorazioni da inserire a livello di intero documento (dopo il totale linee fattura). Se inseriti più di uno, vengono applicati a cascata.
Qualsiasi sconto o maggiorazione inserita (qui o all’interno della singola Linea) è configurabile come percentuale o valore in valuta nominale. Il primo vince sempre sul secondo, in ogni caso.
Documenti collegati (4)
Se si ritiene opportuno è possibile inserire uno o più documenti collegati alla fattura: contratti, ordini di acquisto, DDT e altre fatture precedentemente emesse.
Attenzione: rispettare l’indicazione dei campi; ad esempio, il “numero documento” collegato dev’essere un numero o un codice alfanumerico (non è possibile inserire riferimenti a date, altri documenti ulteriori, ecc.). Utilizzare i campi per come sono stati presentati.
Dati riepilogo (5)
Nei dati riepilogo è possibile visualizzare i totali calcolati. Cliccare su “Calcola totali” per ricalcolarli in caso di modifiche.
Qui è anche possibile inserire uno o più dati di pagamento. Questo al fine di indicare se il pagamento della fattura è da eseguire con bonifico, o assegno, o ancora se rateale, completo, anticipato, ecc.
Tutti i totali della fattura sono sempre calcolati in modo automatico secondo le regole previste dall’Agenzia delle Entrate.
Bozze di fatture elettroniche
Cliccando su “Documenti“, nel menu a sinistra sotto “Creazione fatture XML” è possibile visualizzare l’elenco delle fatture XML in corso di creazione e non ancora emesse. Si tratta infatti di “bozze”.
È possibile eliminarle, modificarle e copiarle (per creare un nuovo documento XML in “bozza” con gli stessi dati del precedente, ovviamente poi modificabili).
Invio di una fattura allo SdI
Cliccando sul bottone tondo verde presente a fondo pagina durante la creazione/modifica di una fattura, è possibile inviare tale fattura allo SdI, potendo comunque visualizzarne una versione PDF in anteprima.
Una volta confermato, la fattura viene ufficialmente emessa e ne viene creato l’XML che viene inviato direttamente allo SdI.
In alternativa è possibile specificare che si vuole firmare il documento prima di inviarlo. Selezionando tale opzione l’XML viene creato ma non inviato allo SdI, rimanendo invece in uno stato di “Attesa firma“.
Da qui è possibile scaricare il file XML, firmarlo con i propri certificati di firma e caricarne la versione firmata (estensione .xml.p7m, cioè firma qualificata CAdES-BES). Una volta fatto il documento viene automaticamente inviato allo SdI.
Invio di fatture esterne
Oltre alla creazione di fatture tramite il pannello Fattura Elettronica Shellrent, è anche possibile procedere al caricamento massivo di fatture elettroniche i cui XML o P7M sono creati da programmi esterni.
Caricandoli, questi documenti vengono direttamente inviati allo SdI.
Shellrent non si assume la responsabilità della validità o del formato del contenuto di tali documenti.
Gestione di una fattura scartata
Se una fattura viene scartata, il bottone con l’icona “?” a sinistra mostrerà il messaggio d’errore ricevuto dallo SdI.
Per riemetterla, è sufficiente cliccare sul bottone “Riemetti” che comparirà appunto solo in corrispondenza delle fatture scartate. Così facendo verrà creata una nuova bozza di fattura nella quale poter intervenire e correggere i dati errati. Da qui in poi il processo è identico alla creazione ed emissione di una qualsiasi altra fattura.
Se la fattura era invece stata caricata con XML esterno (non generato con il pannello Fattura elettronica Shellrent), cliccando su “Riemetti” comparirà la funzionalità di upload XML o P7M in modo da poter caricare il nuovo file fattura elettronica corretto.
API per Fattura Elettronica
L’implementazione delle API per la gestione del servizio di Fattura Elettronica nel nostro sistema esistente permette la comunicazione fra il Pannello Manager e i tuoi software. Questo consente di integrare informazioni in modo automatico nel tuo gestionale aziendale, in particolare è possibile:
- Ottenere l’elenco e i dettagli salienti delle fatture di vendita
- Ottenere i file XML/p7m e PDF di una fattura di vendita
- Ottenere l’elenco e i dettagli salienti delle fatture di acquisto ricevute in piattaforma
- Ottenere i file XML/p7m e PDF di una fattura di acquisto ricevuta in piattaforma