Adeguamento PEC agli standard europei: riconoscimento titolare e attivazione della verifica in 2 passaggi

Adeguamento PEC agli standard europei: riconoscimento titolare e attivazione della verifica in 2 passaggi
Aggiornata 1 mese fa
Tempo di lettura: 4 minuti

Da inizio novembre 2022 sino al primo quadrimestre del 2024, sarà possibile effettuare in maniera facoltativa l’adeguamento agli standard europei della tua PEC.

Per rendere conforme la tua casella di posta elettronica certificata dovrai effettuare due step semplici e gratuiti:

  • il riconoscimento del titolare, tramite uno dei metodi di riconoscimento illustrati di seguito;
  • l’attivazione della verifica in 2 passaggi sulle caselle per una maggiore protezione.

L’autenticazione dell’utente titolare di una PEC può essere eseguita mediante uno dei regimi di identificazione elettronica riconosciuti dalla Commissione europea:

  • SPID
  • Firma digitale
  • Firma digitale remota
  • Cartad’Identità Elettronica (CIE 3.0)
  • Tessera Sanitaria – Carta Nazionale dei Servizi
  • DVO con operatore

Per i Rappresentanti Legali di Persone Giuridiche verrà certificata l’identità e sarà accertata l’effettiva nomina a svolgere i poteri di rappresentanza. Qualora le verifiche risultino non conformi, l’Utente dovrà dare evidenza dei propri poteri di rappresentanza fornendo, tramite le metodologie previste, la documentazione:

  • Per Azienda: Visura Camerale.
  • Per Pubblica Amministrazione: Atto di nomina.
  • Per Fondazioni/Associazioni/Enti: Estratto aggiornato R.U.N.T.S. o Estratto del Registro delle persone giuridiche istituito presso la Prefettura, oppure Verbale Assembleare in cui il soggetto viene espressamente e specificatamente autorizzato a richiedere PEC valide in Europa e ad eseguire il riconoscimento in qualità di legale rappresentante.

Prima di iniziare la procedura di riconoscimento, accertati di essere in possesso di:

  • Indirizzo PEC e relativa password
  • Strumento di identificazione relativo al metodo di riconoscimento scelto (SPID di livello 2, Firma Digitale, Firma Remota, CIE, TS-CNS, Webcam)
  • Telefono cellulare*
  • Documento d’identità in corso di validità*
  • Codice Fiscale*
  • Documentazione originale attestante i poteri di rappresentanza del Rappresentante Legale di Persona Giuridica**

* Previsto solo per alcuni metodi di riconoscimento
** Previsto solo in caso di esito negativo delle verifiche svolte da Aruba sui poteri di rappresentanza

Procedura di riconoscimento

La procedura di riconoscimento può essere eseguita accedendo alla Webmail: webmailpec.shellrent.com

 

Cliccando su “Verifica Identità” (o “Confirm identity”) sarai reindirizzato al portale Aruba dedicato, dove potrai visionare i dati del titolare della PEC e la casella (o le caselle) per le quali sarà avviata la procedura.

Procedi selezionando il metodo di riconoscimento desiderato, quindi leggi e accetta il Modulo di Richiesta e le Condizioni Generali di Contratto.

 

Una volta effettuato il passaggio secondo quanto richiesto dalla modalità di identificazione scelta, il sistema notificherà l’avvenuto riconoscimento*.

* Se il soggetto che esegue il riconoscimento è il legale rappresentate di un’azienda, occorre attendere le verifiche automatiche sui poteri di rappresentanza prima della conferma dell’identità

 

A questo punto, non ti rimane che completare il secondo step, ovvero l’attivazione della verifica in 2 passaggi.

L’attivazione della verifica in 2 passaggi può essere eseguita in 3 modi differenti:

  • Notifica PUSH su dispositivo Mobile tramite APP Aruba PEC,
  • Token OTP via APP Aruba PEC,
  • Token OTP via SMS

Notifica PUSH su dispositivo Mobile tramite APP Aruba PEC

Dopo aver scaricato l’app Aruba sul tuo dispositivo mobile ed aver effettato l’accesso, ti basterà attivare la verifica in 2 passaggi direttamente dal tuo pannello webmail su desktop e seguire le istruzioni.
Una volta confermata la validità della mail, potrai accedere alla webmail in qualsiasi momento da desktop autorizzando l’accesso tramite una notifica che ti arriverà sul dispositivo in cui hai scaricato l’app Aruba.

Token OTP su APP Mobile Aruba OTP

Come nel precedente caso, dopo aver scaricato l’app Aruba sul tuo dispositivo mobile ed aver effettato l’accesso, ti basterà attivare la verifica in 2 passaggi direttamente dal tuo pannello webmail su desktop.

Una volta all’interno del pannello, qualora non riesca ad accedere tramite notifica PUSH, ti verrà richiesto un token OTP fornito dall’app.
Questo, sarà visibile aprendo il “Menù”, cliccando su “Impostazioni” e successivamente su “Genera codice per la verifica”.

Potrai accedere alla webmail in qualsiasi momento da desktop autorizzando l’accesso tramite la notifica PUSH che ti arriverà dall’app Aruba o, eventualmente, seguendo i passaggi sopra descritti.

 

Token OTP via SMS

Qualora tu non abbia a disposizione un PC per attivare l’autenticazione a due fattori (2FA), ti basterà seguire questi sei passaggi:

  1. Scaricare l’app Aruba PEC su un dispositivo mobile;
  2. Aprire l’app e inserire le credenziali di accesso della tua casella PEC;
  3. Aprire il “Menù” e cliccare su “Impostazioni”;
  4. Selezionare la casella PEC desiderata (se presenti più di una), cliccare su “Account” e su “Verifica in 2 passaggi”;
  5. Cliccare su “Associa questo dispositivo” (ATTENZIONE è richiesto che il numero di cellulare sia inserito nei dati del proprio account);
  6. Inserire il codice arrivato tramite SMS per verificare l’account.

Successivamente, la webmail verrà associata al tuo dispositivo mobile e potrai accedere alla tua casella PEC semplicemente entrando nell’APP.

 

ATTENZIONE: In alcuni casi sarà possibile saltare i punti 3-4-5 cliccando il pulsante azzurro “Adegua la tua PEC” presente nella home dell’applicazione (vedi foto sottostante).

Hai completato la procedura di riconoscimento e vorresti subito procedere ad attivare la verifica in 2 passaggi?
Ti basterà cliccare sul pulsante azzurro “Attiva verifica in 2 passaggi” e poi dovrai solo scegliere una delle 3 procedure sopra descritte.

Casella PEC conforme agli standard europei

La PEC europea entrerà in vigore nei primi mesi del 2024, successivamente sarà obbligatorio effettuare le procedure di adeguamento per attivare o continuare ad utilizzare regolarmente la casella di posta elettronica certificata.

Una volta completate le procedure di riconoscimento del titolare e di attivazione della verifica in 2 passaggi, la tua PEC sarà pienamente conforme agli standard definiti dall’ETSI (European Telecommunications Standards Institute) e la casella verrà contrassegnata dalla spunta blu.

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